Як скоротити час узгодження документів на дні і навіть тижні?

АТ «Укртранснафта» — велика компанія з величезною кількістю партнерів і складною бюрократичною системою. Щорічно «Укртранснафта» укладає близько 2000 договорів з контрагентами. У якийсь момент керівництву компанії стало ясно, що паперова тяганина забирає надто багато часу, ресурсів і заважає подальшому розвитку бізнесу. Вирішити проблему могло допомогти впровадження систем електронного документообігу.

Як скоротити час узгодження документів на дні і навіть тижні?

Ситуація

Підготовка до переходу на електронний документообіг (ЕДО) в «Укртранснафта» почалася в 2018 році. До середини наступного року більшість внутрішніх документів компанії створювалися, затверджувалися, підписувалися і пересилалися в електронному вигляді.

В якості системи внутрішнього ЕДО був обраний і успішно впроваджений сервіс Megapolis.DocNet. Наступним кроком став перехід на ЕДО з зовнішніми контрагентами.

При виборі постачальника послуг зовнішнього документообігу основними критеріями були:

Після аналізу продуктів від різних виробників, був обраний сервіс зовнішнього, юридично значного документообігу Deals, розроблений компанією Intecracy Deals.

Важливим фактором при виборі Deals стала успішна реалізація проекту Star.Docs, який був розроблений Intecracy Deals для компанії «Київстар» на базі сервісу Deals.

Завдання

Рішення задач

Як і Megapolis.DocNet, сервіс Deals розроблений на платформі UnityBase. Тому впровадження та інтеграція його з системою внутрішнього документообігу пройшла в найкоротші терміни.

З боку Deals був призначений менеджер проекту, який мав постійний зв’язок з аналітиками і розробниками і міг організувати техпідтримку співробітникам «Укртранснафта» в найкоротші терміни. Навчання персоналу «Укртранснафта» роботі з новою системою зайняла всього два дні.

Розробка мобільного додатку для роботи з документами знаходиться у фінальній стадії. Після того, як він буде готовий, авторизовані співробітники АТ «Укртранснафта» зможуть працювати як з внутрішніми, так і з зовнішніми документами з мобільних пристроїв.

Результат

Після переходу на електронний документообіг, АТ «Укртранснафта» заощадила тонни паперу, часу, сил і нервів своїх співробітників і контрагентів. Тільки на друк договорів раніше йшло близько 200 000 аркушів А4 в рік.
Костянтин Клименко

Процеси прискорилися однозначно. Уявіть: контрагент сидить у Львові, а наш центральний офіс знаходиться в Києві. Пошта йде 2-3 дні. Поки договір отримають, поки з ним почнуть працювати в компанії, пройде, в кращому випадку, тиждень.

Костянтин Клименко
головний бухгалтер АТ «Укртранснафта»
Артур Теодорович

Найбільше сил пішло на адаптацію людей до цього комплексу продуктів. Люди, особливо в держкомпаніях, дотримуються старих форматів. І час ми витрачали в основному на те, щоб переконати людей, які все життя підписували папірці ручкою у себе на столі, в тому, що за допомогою цифрового підпису це робити швидше і безпечніше. На пояснення технічних моментів йшло набагато менше часу.

Артур Теодорович
директор з інформаційних технологій АТ «Укртранснафта»

Дізнайтесь більше про наші рішення

Просто зареєструстесь і вже сьогодні користуйтесь хмарним рішенням >deals online на умовах абонплати. Або придбайте програмну версію — >deals onsite, що буде розроблено спеціально для вашого бізнесу.

Залиште контакти, і персональний менеджер зв’яжеться з вами.